短時間で成果を出すためにやっていること - Never stop moving〜フルタイムワーママの日々〜

育児していればもちろん、そうでなくても、短時間で成果を出す方が良いに決まっています。

今は日本の企業でも長時間勤務を信奉するムードが薄れてきて、よかったです。

私が短時間で成果を出すためにやっていることです。

アイデアを出す方法の一つに「自分にとんでもない質問をする」というのがあります。

自分にこう問いかけます。「今の5倍のスピードで仕事するとしたら、どうする？」

とんでもない質問をすると、ブレイクスルーが起こります。1.5倍のスピードだと今までのやり方でどうにかしようとしますが、5倍となると全く違ったやり方が必要になってくるからです。

私はこれを20代後半でやりました。毎日、朝から晩まで働き、休日出勤をしても終わらない。楽しかったけれど、追われて仕事をするのは嫌だ、と思ったので、5倍のスピードで仕事をする方法を考えました。

一例としては、決断を1秒でするようにしました。仕事は決断の連続です。それをすべて1秒で終える癖をつけたら、仕事が劇的に早くなりました。

保育園のお迎えがあると退社時間が動かせないので、退社時間ギリギリに何か起こるとアウトです。また、追われていると、自分で業務をコントロールできなくなくなります。

仕事のスピードを上げると同時に、早めにやっておけることはやる。そのためには、今抱えているタスクを見える状態にしておくことが大事です。

私は退社する20分前には業務を終えます。それから翌日にやるべきことをリストアップします。その過程で、すぐに処理が可能なものはやってしまいます。

翌朝にリストに追加すべきものを足し、優先順位を書き込みます。本当に忙しい時は、各タスクの目標処理時間も書きます。これを5分以内でやります。手帳にちゃちゃっと走り書き。

これで、すぐやること、すぐやれること、あえて翌日以降にまわすこと、がはっきりします。

そう。今やるべきではないことを、ちゃんと翌日以降にまわすことも、仕事の前倒しに有効だったりします。

業務に習熟すれば、人に聞かなくてよい、迷わなくてよい、失敗が減らせる、不測事態にも対処できる、などによって、成果が挙げやすくなります。

逆に言えば、もし新しい業務を担当することになったら、どう短期間で業務に習熟するか、戦略的に行動します。

大抵の場合は、人に聞くのが早いです。聞きやすい人ではなく、一番解っている人に聞きます。1つのことを聞くだけでなく、先の手順や別のケースについても聞きます。

余裕がある時には、どうやってそのスキルを身につけたのかも聞きます。業務が解っている人をモデルにして行動します。

あとはどんどんやってみることです。業務をしっかりやりたいという気持ちが伝われば、周りのサポートも得やすいです。

私の仕事の中で、A4数枚程度のレポートを、他部署からの情報を集めて構成して書く仕事があります。そういう時は、キックオフミーティングを夕方に設定し、情報を集めてから何もせずに帰ります。

そしていつも通り、家で食事を準備したり、寝かしつけをしたりします。ずっとそれについて考えてるのではなく、脳のすみっこにある感じ。

そうすると、お風呂の中や寝る前などに、ハッと「こういうストーリーで書こう」と思いついたりします。

ひらめきが必要な仕事は、関係ないことをしている時間が使えます。業務中にむむーっと考えてアイデアが出ない時は、一旦すっぱり諦めます。脳に材料を放り込んでおくと、別のことをやっている時間に思いついたりします。

人をうまく使える人は有能です。リーダーの人だけでなく、一般スタッフでも、周りの人を活用していくスキルがあると、結果が違ってきます。

分からないことは率直に聞く。さわやかに依頼する。相手の成長や成果を認める。

私は人付き合いが苦手です。でも業務を進めるため、と目的が限られているので声をかけやすいです。

相手に余裕がない時は、冷たい対応をされることもあります。でも、それを自分への感情とごっちゃにしない。無理なら次、です。

ワーキングマザーがチームに増えると、チーム全体で仕事が効率的になるという話もあります。私のチームも同じ現象が起こっていると感じます。

率先して効率的な業務を進めていきたいです。